CASE GLOE & ZEITZ B.V.

www.gloe-zeitz.com 

Gloe & Zeitz is een internationale handelsorganisatie in Barendrecht en actief als importeur en distributeur van groente-, vruchten-, vis- en vleesconserven, pasta, eetbare oliën en andere mediterrane specialiteiten. Een van haar bekendste merken is Deepblue, een productlijn van visconserven die in bijna alle Nederlandse supermarkten op de schappen te vinden is. Gloe & Zeitz is sinds 2006 klant van HB Software en is in februari 2017 live gegaan met de nieuwste versie van HB SmartTrade. We spraken met director Peter Thieme en Alex Ooms, hoofd van de financiële afdeling.

Waar komt de naam Gloe & Zeitz vandaan?

Peter: “Daarvoor moeten we een heel eind terug in de geschiedenis, naar 1902 om precies te zijn. Toen richtte de heer Gloe een bedrijf op om zuidvruchten, noten en conserven te importeren in Nederland. Nog verder terug richtte de heer Zeitz in Duitsland een soortgelijk bedrijf op. Later is ook een Nederlandse firma Zeitz opgericht. De firma Gloe en de (Nederlandse) firma Zeitz zijn in 2011 gefuseerd. ”

Wat zijn de kernactiviteiten van het tegenwoordige Gloe & Zeitz?

Peter: “Wij importeren en distribueren houdbare levensmiddelen. Dat is een heel breed begrip: anders gezegd, alles wat langer houdbaar is dan drie maanden. Dat zijn producten in blik, in potten, gedroogde artikelen, zelfs wat diepvriesproducten, zoals groenten, fruit, vlees, deegwaren en…”
Alex: “vis.”
Peter: “en vis natuurlijk!”

Wie zijn jullie klanten?

Peter: “Wij doen zaken met bijna alle supermarkten in Nederland. Daarnaast leveren we aan de voedselverwerkende industrie, bijvoorbeeld producenten van salades en dergelijke. Groothandels zijn ook belangrijke klanten, met name in grootverpakkingen. Qua marktgebied praten we dan over België, Nederland, Duitsland, Scandinavië, Groot-Brittannië en Ierland.”

Jullie zijn lekker bezig!

Peter: (glimlacht) “Ja, we doen ons best.”

Met zoveel dingen die wereldwijd spelen, zal jullie informatiestroom complex zijn. Hoe werd deze afgehandeld voordat HB SmartTrade ten tonele verscheen?

Peter: “Vroeger was het natuurlijk allemaal papierwerk. Kaarten, productkaarten enzovoort, alles werd met de hand bijgehouden. Op een gegeven moment is dat niet meer bij te benen. Het is te veel informatie die ook nog eens in een relatief korte tijd verwerkt moet worden.

We hebben het nu over ruim twintig jaar geleden. Toen zijn we op zoek gegaan naar software. In eerste instantie kwamen we uit op dBase III. Na een tijd liepen we tegen beperkingen aan en gingen we op zoek naar een nieuwe oplossing. Dat werd toen Access van Microsoft, wat perfect werkte voor Zeitz International, het bedrijf waar ik toen werkzaam was, wat overigens op een kleinere schaal opereerde dan Gloe & Zeitz nu. Op een gegeven moment kwamen we uit op Dynamics NAV, wat voor ons een goede oplossing bleek te zijn. We gebruiken het sinds 2006. Wat betreft HB SmartTrade, dat is voor mij moeilijk in te schatten, want dat is eigenlijk net voor mijn tijd bij Gloe & Zeitz begonnen. Wellicht dat Alex daar iets over kan zeggen.”

Alex: “Ik ben in 2008 bij Gloe & Zeitz gekomen en toen zijn we daar mee gaan werken. We waren al klant bij HB Software en dat beviel goed. Zo zijn we in aanraking gekomen met HB SmartTrade.”

Hoe lang gebruiken jullie het nu?

Alex: “Dat zal een jaar of negen zijn.”

Peter: “Volgens mij heette het in het begin anders. HB SmartTrade is volledig geïntegreerd in ons systeem.”

Gebruiken jullie het allebei?

Peter: “Ja. Iedereen op kantoor (er werken hier 13 mensen) gebruikt het.”

Peter, kun je een voorbeeld geven van wat je zoal dagelijks met HB SmartTrade doet?

Peter: “Volgen van de goederenstromen is voor mij heel belangrijk. Ik moet kunnen zien welke voorraad ik hier op magazijn heb staan, met welke snelheid die voorraad afneemt, wanneer deze weer aangevuld dient te worden, wanneer verschepingen plaatsvinden vanuit het land van oorsprong naar de EU en wanneer producten binnen gaan komen in Rotterdam of in Antwerpen. Daar ben ik dagelijks mee bezig.”

Dat kun je in één oogopslag zien?

Peter: “Ja, dat is heel handig. Het transport van producten bijvoorbeeld, is in HB SmartTrade te volgen vanaf het moment dat verscheping in het land van herkomst plaatsvindt. Wanneer een container verscheept wordt, wordt dit gelogd, tezamen met de naam van het schip. Zo kunnen wij de tocht van de haven van oorsprong tot in Rotterdam of Antwerpen precies zien. We klikken op de desbetreffende container in HB SmartTrade en krijgen dan een kaart met de positie te zien. Zo kunnen we snel inschatten wanneer producten binnenkomen en of er eventueel vertraging opgetreden is.

Verder gebruik ik HB SmartTrade onder meer voor overzichten van klanten, de producten die zij afnemen, hoeveelheden en tegen welke prijzen. We kunnen elke dag in beeld krijgen hoe de situatie op dat moment is.”

Op basis daarvan neem je managementbeslissingen?

Peter: “Jazeker.”

Voor jullie marketing zal het ook toegevoegde waarde hebben.

Peter: “Ja, want je kunt zien in welke periode welke hoeveelheden van welke producten zijn uitgeleverd, en wat de trends en prijsontwikkelingen zijn van die producten. Dat is zeker een zeer goede tool.”

Met andere woorden, wat blijvers in het assortiment zijn of wat je op een gegeven moment niet meer gaat verkopen.

Peter: “Inderdaad.”

Even tussendoor, wat zijn momenteel de hardlopers in jullie assortiment?

Peter: “Onze visconserven. Dat zijn de renners, zij nemen flink toe in onze omzet. Dus daar zetten we vol op in.”

Over jullie productassortiment gesproken, wordt dat in dit bedrijfspand opgeslagen?

Alex: “Nee, sinds 2010 hebben we een externe opslag bij Abraham De Haan in Alblasserdam. Voorheen hadden we wel een eigen magazijn. Omdat we een trend zagen dat het merendeel van de binnenkomende containers met producten rechtstreeks naar onze klanten werd doorgeleverd, hebben we de opslag uitbesteed.”

Is de verwerking van binnenkomende goederen in de opslag volledig gekoppeld aan HB SmartTrade?

Peter: “Nee, dat niet. Dat willen we nog zelf in beheer houden.

Staat het wel op de agenda? HB SmartTrade biedt via plug-ins onder meer de functionaliteit om artikelen in te scannen.

Peter: “EDI (Electronic Data Interchange) gebruiken we wel, het EDI-verkeer loopt via HB SmartTrade. Hiermee houden we onze voorraden bij. Dat gebeurt deels nog met de hand, maar een groot deel per EDI. We krijgen via internet de afroep binnen van onze klanten. Die afroep wordt automatisch verwerkt in HB SmartTrade. Het SSCC-label wat eraan gekoppeld is wordt doorgestuurd naar de transporteur, die plakt het op de goederen en die vertrekken weer naar onze klanten.

De directe verbinding met het magazijn wordt nu nog niet gebruikt. Maar we denken er wel aan om die koppeling te maken, onze transporteur ook.”

Alex, wat doe jij dagelijks met HB SmartTrade?

Alex: “Ik ben verantwoordelijk voor de financiën bij Gloe & Zeitz, dus ik ben hoofdzakelijk bezig met controles op voorraden, grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren.”

Maakt HB SmartTrade jouw dagelijkse werk makkelijker?

Alex: “Ja. We maken dagelijks rapportages, en heel veel. Deze worden onder de verantwoordelijke mensen verdeeld en besproken en daar trekken we qua beleid onze conclusies uit. Dankzij HB SmartTrade is dat veel eenvoudiger.”

Wat is voor jullie nou een van de belangrijkste voordelen van werken met HB SmartTrade?

Peter: “Tijdwinst is natuurlijk een belangrijk iets. Tijdwinst is geld.”

Alex: “We kunnen vanuit HB SmartTrade rechtstreeks facturen naar klanten sturen, we hoeven ze niet meer uit te draaien en via reguliere post te versturen. Het is helemaal gedigitaliseerd.”

Dat scheelt natuurlijk enorm veel tijd. Stel dat een van jullie klanten te laat betaalt, worden jullie dan ook gewaarschuwd?

Alex: “Net kregen we een order van een klant binnen. Als wij orders krijgen, kijken we altijd in het systeem naar de openstaande posten. Staat er iemand te lang open, dan krijgt hij/zij een telefoontje dat de factuur al te lang openstaat en er niet geleverd wordt. De klant waar ik het zojuist over had, zei dat hij de factuur niet ontvangen had, dat is altijd de eerste reactie die ik krijg. Omdat facturen allemaal via e-mail gaan, kan ik dat laten opzoeken en antwoorden dat hij die die dag gekregen heeft, dus er is geen excuus.”

En als klanten betaald hebben? Worden die volledig automatisch verwerkt?

Alex: “Nee, dat nog niet. We zijn wel een groot bedrijf, maar niet zo groot dat we dat automatisch moeten doen. Het is handmatig nog goed bij te houden.

Peter: “We hebben ook graag wel een extra controle voordat alles betaald wordt.”

Elk programma heeft een leercurve. Hoe makkelijk of moeilijk was het om werken met HB SmartTrade onder de knie te krijgen?

Peter: “Voor mij was het niet zo’n probleem, moet ik zeggen. Maar dat komt omdat ik destijds ben begonnen met dBase III om zelf het een en ander in elkaar te zetten. Andere mensen hebben er wat meer tijd voor nodig. Het is niet zeer intuïtief. Er zijn heel veel schermen waar gegevens op staan, voordat je de juiste weg naar de juiste schermen gevonden hebt, ben je wel even bezig. Vandaag Dynamics Nav / HB SmartTrade installeren en er morgen al mee werken, gaat niet, het heeft wel zijn tijd nodig. Het is natuurlijk een zeer uitgebreid programma.”

Alex: “De functionaliteit is inderdaad erg uitgebreid, ik heb er zelf een beetje mee lopen stoeien, het is niet mis.”

Peter: “Nee, echt ongelofelijk. Je gebruikt er in de praktijk maar een klein deel van, maar je moet wel uitzoeken wat je precies gaat gebruiken.”

Wat doen jullie collega’s met HB SmartTrade?

Alex: “We hebben een orderadministratie die natuurlijk de orders invoert (via EDI) en een logistieke afdeling die containers verwerkt en goederen verzendt. Daarnaast hebben we nog een kwaliteitsdienst, maar die gebruiken HB SmartTrade nog niet helemaal, ze zijn er wel mee bezig.”

Peter: “Ze gebruiken het voor registratie.”

Jullie hebben een bemonsteringskamer. Kunnen jullie daar wat meer over vertellen? Wat gebeurt daar zoal?

Alex: “Van alle zendingen die in het magazijn zijn opgeslagen, gaan er monsters naar het kantoor. In de bemonsteringskamer, die zit hiernaast, gaan we kijken of de door ons ingekochte producten voldoen aan onze kwaliteitseisen. We maken de verpakking open, kijken wat er in zit en het wordt gewogen en geproefd.”

Jullie hebben een heus proefpanel?

Peter: “Ja, onze kwaliteitsafdeling zorgt daarvoor. Onze commerciële mensen die de goederen ingekocht hebben willen natuurlijk ook weten wat ze in huis hebben gehaald. En verder moeten wij erop toezien dat producten voldoen aan alle door de EU opgestelde regels, evenals onze landelijke wetgeving. Daar wordt op gekeurd en gecheckt.”

Keuren jullie elke zending die binnenkomt? Dat is een vrij intensief proces.

Peter: “Ja, meerdere malen per week.”

Alex: “Dat wil zeggen, de zendingen die bij ons in het magazijn komen. Niet de zendingen die rechtstreeks naar de klant gaan.”

Peter: “Maar alle producten worden getest voor vertrek uit de oorsprong en/of bij binnenkomst in de EU. Een en ander wordt daarnaast ook nog gecontroleerd door de veterinaire afdeling van de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit).”

Worden de testresultaten in HB SmartTrade verwerkt?

Peter: Als er iets niet klopt, dan wordt er gekeken in HB SmartTrade welke zending dat is geweest en welke code daarbij hoort. Die code is vervolgens te herleiden tot de fabrikant en het tijdstip van productie. Daar kunnen we hem/haar dan op aanspreken.”

Hoe vaak komt het voor dat iets niet in orde is?

Peter: “Gelukkig maar zelden.”

Alex: “We gaan niet voor de laagste prijs. We kiezen om te werken met leveranciers waar we al jaren zaken mee doen en die gewoon betrouwbaar zijn.”

Peter: “En die alle vereiste certificaten hebben.”

Even terug naar HB SmartTrade. Wat vinden jullie het leukste aan het programma?

Peter: “Ten opzichte van de vorige versie is dat de grafische uitvoering. Je hebt de vrijheid om een pagina naar wens in te richten, welke velden en kolommen er zichtbaar moeten zijn, hoe je het gepresenteerd wilt zien, dat vind ik heel prettig.”

Alex: “Dat, klopt.”

En jij, Alex?

Alex: “Het grafische dus, en dat je een hele hoop kan overhalen naar Excel, dat is voor mij heel prettig want ik verwerk heel veel cijfers, dat is voor mij wel het meest belangrijke. We hadden wel grotere schermen nodig.”

Peter: “Ja, we hebben allemaal een nieuw scherm aan moeten schaffen.”

Omdat niet alle informatie die jullie bij elkaar willen zien op één scherm zichtbaar was?

Alex: “Ja. We hadden schermen van 22 inch, die waren allemaal te klein.”

Peter: “We zitten nu op 24 inch gaan straks naar 27-32 inch. Nog niet allemaal.”

Alex: “Ik heb nu een scherm van 27.”

Peter: “Op dit moment is dat wel een prettige maat om mee te werken.”

Hoe ziet de toekomst van Gloe & Zeitz eruit? Zijn er plannen, groeiambities, willen jullie meer?

Peter: “Ja, ja en nog eens ja.”

Wat zou HB SmartTrade nog meer voor jullie kunnen doen? Hebben jullie bijvoorbeeld extra wensen qua functionaliteit?

Peter: “Het is iets te vroeg om te zeggen wat we qua extra functionaliteit aan het programma toegevoegd zouden willen zien. We zijn net over van ons oude systeem. We hadden een idee van de functionaliteit die we erin wilden hebben en dat zit er nu voor het grootste deel al in. Daar zijn we nu mee bezig.”

En groeiambities? Nieuwe producten en afzetgebieden misschien?

Peter: “We zijn een handelsonderneming, dus we kijken voortdurend naar nieuwe producten, nieuwe markten, nieuwe klanten en klantgroepen, uitbreiding is iets wat altijd in ons hoofd zit.”

Zijn er bepaalde producten die momenteel in het bijzonder jullie aandacht hebben?

Peter: “Je bent altijd bezig met je producten, hè. Neem nou visconserven, bij visconserven denk je in eerste instantie aan tonijn en zalm. Wij hebben ons assortiment uitgebreid met mosselen en inktvis en sinds kort is daar sprot aan toegevoegd. Die zit in een heel speciale verpakking met een doorzichtige bovenzijde, terwijl het uiteindelijk gewoon een product in blik met een lange houdbaarheid is.”

Vertel eens, welk product uit het assortiment van Gloe & Zeitz vinden jullie het lekkerst?

Peter: “Dat is sprot, Deepblue sprot is absoluut mijn favoriet. Een geweldig product, het ziet er prachtig uit en het smaakt fantastisch. De inktvis is ook heel lekker.”

Alex: “Mijn favoriet is haringfilet in tomatensaus, op witbrood.”