HB SmartTrade – inkoop

Inkoopprijsvoorstel

Net zoals er aan de verkoopkant een verkoopprijsvoorstel is, is er in HB SmartTrade ook een inkoopprijsvoorstel. Hiermee kun je eenvoudig verhogingen of verlagingen van prijzen invoeren. Ook is het mogelijk om gegevens uit Excel-werkbladen te importeren.

Koppeling inkoop/verkoop

Vanuit een overzicht met inkoopregels is te zien welke verkoopregel(s) gekoppeld is/zijn. Op basis van de zichtbare gevraagde/bevestigde leverdatum is zichtbaar of er actie ondernomen moet worden.

Inkoopfactuur – kostenregels

Op de inkoopfactuur is het mogelijk om vooraf gedefinieerde kostenregels op te halen per inkooporder. Bij het ophalen is te zien voor welke kostenregels al facturen zijn geboekt. Bij het boeken van een factuur worden de regels opgenomen in een nacalculatietabel die weer gebruikt kan worden om achteraf te controleren hoe goed de kosten ingeschat waren.

Douane-administratie

Als er sprake is van een douane-administratie, kan het systeem onderscheid maken in ‘transito’- en ‘vrij verkeer’-transacties. Deze kenmerken zijn overal doorgevoerd in inkoop- en verkoopdocumenten en in alle gerelateerde transacties.

Goedkeuring (leverancier)

Op inkoopdocumenten kan een interne goedkeuring gezet worden. Ook een bevestiging van een leverancier kan hier worden vastgelegd.

Ontvangst in extern magazijn

Indien er gewerkt wordt met een extern magazijn voor de opslag van goederen kan deze functie gebruikt worden om ontvangsten te registreren.

Inkoopfactuur – kostenspecificatie

In een inkoopfactuurregel kan een containernummer worden ingegeven. Vervolgens kan de regel automatisch verdeeld worden, op basis van bijvoorbeeld het gewicht of vulling van een container. Als er gewerkt wordt met artikeltoeslagen, kan HB SmartTrade een voorstel doen voor de uitsplitsing van kosten op basis van containerinformatie en transportregels. De gebruiker kan kiezen voor een handmatige toewijzing of een voorstel op basis van gewicht, volume, en vullingsgraad van een container, of op basis van de waarde van de goederen.

Aanmaak lotnummers

Bij het ontvangen van goederen waarvoor artikeltracering is aangemaakt kan HB SmartTrade automatisch lotnummers aanmaken en deze vullen met de informatie uit de inkoopregel. Alleen het nummer en de vervaldatum moeten dan nog handmatig ingevuld worden, alle overige kenmerken worden overgenomen uit het brondocument. Indien er sprake is van een rechtstreekse levering, is het ook mogelijk om lotnummers aan te maken vanuit een verkoopdocument.

Registratie ETD/ETA

In de logistieke wereld wordt veel gewerkt met termen als ETD en ETA. Deze velden kunnen in HB SmartTrade ook worden gevuld en werken door naar de standaard beschikbaarheidsvelden in de inkoopregels. Het vullen kan op documentniveau (inkooporder) plaatsvinden. Als er gebruik wordt gemaakt van de transportmodule, kan deze informatie per transport worden gevuld. Dit werkt vervolgens door naar alle onderliggende documenten, zodat registratie maar één keer hoeft plaats te vinden.

Betrokken relaties

Op een inkoopdocument kan worden aangegeven welke relaties betrokken zijn bij de transactie. Dit kunnen uiteraard verschillende contacten of leveranciers zijn. Een aantal relaties kan automatisch vastgelegd worden. Dit kan onder andere gebruikt worden om inzicht te krijgen in van welke leveranciers er nog facturen te verwachten zijn.

Vendor Rating

HB SmartTrade geeft de mogelijkheid om een standaard vendor rating op een leverancier aan te geven. Daarnaast kunnen allerlei rapporten gemaakt worden op basis van statistische informatie uit het systeem.

Invoerrechten vastlegging

Per goederencode is een koppeling te maken naar een tabel, waarin per land een aantal gegevens vastgelegd worden. Een van deze gegevens is het geldende invoerrechtenpercentage in een bepaalde periode. Hiermee is het mogelijk om vooraf automatisch een schatting te maken van de kosten. Achteraf is het weer mogelijk om deze kosten toe te wijzen aan de juiste artikelregels.