HB SmartTrade – documenten digitaliseren

Drag en Drop

De drag-en-dropfunctionaliteit geeft de mogelijkheid om allerlei soorten documenten te koppelen aan uw Dynamics NAV-data. Denk hierbij aan het koppelen van bezoekverslagen of e-mailberichten aan contacten, of bijvoorbeeld het koppelen van producthandleidingen aan artikelen. Gekoppelde documenten kunnen onderverdeeld worden in groepen, zodat deze ook op verschillende (netwerk)locaties opgeslagen kunnen worden. In combinatitie met Edocs-integratie kunt u documenten ook automatisch toevoegen aan uw uitgaande documenten. Zo kunt u bijvoorbeeld bij het versturen van een orderbevestiging of verkoopfactuur automatisch productinformatie meesturen.

Vrije velden

HB SmartTrade biedt voor een aantal tabellen de mogelijkheid om vrije velden toe te voegen, bijvoorbeeld artikelen, klanten en leveranciers. Een vrij veld kan vrije tekst bevatten of een verwijzing zijn naar een zelf in te richten tabel.

Edocs integratie

De Edocs-functionaliteit biedt de mogelijkheid om uw uitgaande documenten elektronisch te versturen. Dit kan door een document in Outlook te openen en te verzenden. Ook is het mogelijk om documenten zoals facturen in bulk te sturen, zonder tussenkomst van gebruikers. Voor ieder document kunt u sjablonen instellen in alle talen die in gebruik zijn. Hiermee kunt u eigen teksten, een handtekening of andere afbeeldingen opnemen in uw bericht.

Verplichte velden

Op de stamtabellen (klant, leverancier, contact en artikel) kan met HB SmartTrade een controle op verplichte velden worden gezet. De verplichte velden zijn vrij instelbaar met als keuzeopties:

  • Veld moet gevuld zijn
  • Veld moet leeg zijn
  • Veld moet de waarde …. bevatten

Uitgebreide tekstkoppelingen

Aan stamtabellen zoals klanten, leveranciers en artikelen kunt u uitgebreide teksten toevoegen. Per tekstsoort kan aangegeven worden op welk document deze afgedrukt moet worden. Bij het samenstellen van teksten kan gebruik gemaakt worden van velden uit uw database. Daarnaast is de kleur van de afdruk in te stellen, zodat bepaalde teksten extra opvallen bij uw klanten/leveranciers.

Automatische aanmaak van verplichte documenten

Voor stamtabellen (klant, leverancier en artikel) kan aangegeven worden welke documenten normaliter verplicht meegestuurd moeten worden bij inkoop- of verkoopdocumenten. Bij het maken van een nieuw inkoop- of verkoopdocument worden deze documenten automatisch meegenomen, zodat snel zichtbaar is of alle bestanden aanwezig zijn. Via de drag-en-dropfunctionaliteit is het ook weer mogelijk om digitale documenten te koppelen aan uw inkoop- of verkooporders.

Rapport sjablonen -labels

HB SmartTrade bevat sjablonen voor veel gebruikte documenten zoals de inkooporder, verkoopofferte, orderbevestiging en factuur. Deze sjablonen bevatten de meest gebruikte velden in het Nederlands, Engels en Duits. Uiteraard zijn deze ook voor iedere klant nog aan te passen. De meest gebruikte labels op rapporten zijn in te stellen in de talen die in gebruik zijn.

Vertalingen

Op alle relevante tabellen van HB SmartTrade is het mogelijk om naast een omschrijving in de eigen taal ook een vertaling in een willekeurige andere taal te koppelen.

Automatische handtekening

Op een aantal documenten is het handig als deze voorzien worden van een elektronische handtekening. In HB SmartTrade kan de handtekening gekoppeld worden aan de gebruikersinstellingen. Bij het afdrukken van documenten kan geregeld worden dat de handtekening wordt afgedrukt als er aan bepaalde criteria is voldaan. Denk hierbij aan het vrijgeven van een order of aan het doorlopen van een goedkeuringsproces.