CASE S&H Tyres BV

www.sh-tyres.nl

S&H Tyres is een internationaal opererende bandengroothandel, die in 2002 opgestart werd door Siem Klapwijk en zijn zwager Henk van Dijk. Het bedrijf, waarvan het hoofdkantoor en magazijn zijn gevestigd in Moerdijk, maakte dankzij de ruime ervaring en het uitgebreide netwerk van Siem en Henk (vandaar de naam S&H) een snelle groei door. Het personeelsbestand van S&H Tyres is nog steeds groeiende, verspreid over de vestiging in Moerdijk en een aantal kantoren in het buitenland. We spraken met financieel directeur Paul van Duijvenbode.

Hoe ben je bij S&H Tyres
terechtgekomen?

Paul: “Siem, Henk en ik waren destijds collega’s bij een andere bandengroothandel. Siem en Henk zijn naar aanleiding van een aantal zakelijke beslommeringen voor zichzelf begonnen, ik ben een tijdje later gevolgd.”

Hebben zij jou weggekaapt?

Paul (glimlacht): “Nee, niet in die zin, maar op het moment dat hen ter ore kwam dat ik bij mijn vorige werkgever wegging, was het van kom jij eens even praten. Uiteindelijk heeft dat ertoe geleid dat wij medio 2004 weer bij elkaar kwamen.”

In de entree staan auto- en vrachtwagenbanden, zijn dat jullie producten?

Paul: “Dat klopt, zij maken 99 procent van onze omzet uit. Zo af en toe wordt er ook weleens een verloren motorband gekocht en verkocht, maar laten we het maar houden bij banden voor personenwagens, bestelauto’s en vrachtwagens.”

Zijn jullie in Nederland een grote speler op dat gebied?

Paul: “Nee, wij zijn een kleine speler. Hier op het industriegebied van Moerdijk zit de grootste van Europa, misschien zelfs wel van de wereld. Het is een dagelijkse strijd om in de bandenmarkt aan je omzet en aantallen te komen; de ene keer gaat dat iets makkelijker dan de andere keer.”

Om als kleine speler te kunnen overleven, moet je uniek zijn. Waarin onderscheidt S&H zich?

Paul: “Zoals op ons visitekaartje te lezen valt, is ons motto: ‘business is people’. Anders gezegd, wij doen wat we zeggen en geven, daar waar mogelijk, extra aandacht aan de persoonlijke zaken van onze klanten. Op het moment dat wij een zakelijke afspraak maken met elkaar, dan zullen we die ook nakomen. Het zal niet altijd makkelijk zijn, de bandenmarkt is zeer volatiel, maar de bottom line is datgene te doen wat je belooft.”

Dat zal in een nuchter land als Nederland zeker op prijs worden gesteld.

Paul: “Ja, alleen is het zo dat de hele markt steeds meer echt geldgedreven aan het worden is. Ook al ben je een aardige jongen, als je met je banden een tien-, vijftien- of twintig cent duurder bent, wordt dat gesignaleerd door computers die tegenwoordig achter de schermen alle leads nalopen. Als zij zeggen dat de collega-concurrent goedkoper is, dan gaat de business daarheen.”

Luistert dat zo nauw qua prijsstelling?

Paul: “Ja.”

Gaan jullie straks HB SmartTrade inzetten om deze marktontwikkelingen beter bij te kunnen houden?

Paul: “Dat zal zeker als hulpmiddel gebruikt gaan worden. Daarnaast oriënteren wij ons op de dagelijkse aanbiedingen van collega-bandenhandelaren. Op basis van die aanbiedingen kunnen wij calculeren of onze eigen goederen en aanbiedingen na toevoeging van invoerrechten, vrachtkosten en dergelijke concurrend zijn.”

Bestaat jullie klantenkring uit zowel bedrijven als particulieren?

Paul: “Nee, het is puur business to business en heel simpel gezegd wereldwijd. We kopen wereldwijd, we verkopen wereldwijd. Daarbij speelt Nederland qua omzet een relatief zeer kleine rol. Onze afzetmarkt is de wereld, letterlijk en figuurlijk.”

Zijn er bepaalde landen bij die er qua cijfers echt uitspringen?

Paul: “Vooral het verre oosten is in opkomst en vormt een steeds groter wordende markt op het gebied van inkoop en verkoop”.

Hoe groot is S&H Tyres momenteel? Hoeveel mensen werken er?

Paul: “Een dertigtal mensen, hier in dit gebouw en op locaties in het buitenland.”

Vertel eens, hoe zijn jullie bij HB SmartTrade terechtgekomen?

Paul: “Dat is eigenlijk wel een komisch verhaal. Vanaf het moment dat er intern de beslissing genomen was om op zoek te gaan naar andere software, zijn we eerst gaan kijken in de vijver met de bekende en grotere namen. Op een gegeven moment hoorde de markt dat wij een potentiële lead waren en werd ik benaderd door iemand van het Nederlands Kenniscentrum of onze bedrijfsnaam als lead mocht worden opgenomen, zodat wij ook door andere ontwikkelaars benaderd zouden kunnen worden. “Ga je gang.”, antwoordde ik toen.

Een aantal weken later werd ik uitgenodigd voor een pitch, waarin een aantal softwareleveranciers hun verhaal naar ons toe zouden gaan vertellen. Nadat ik een aantal speerpunten had aangegeven waaraan nieuwe software moest voldoen werden er vier of vijf kandidaten uitgekozen. Op desbetreffende dag toog ik naar een horecagelegenheid in Woubrugge en werd ik voorgesteld.”

Een soort van softwarespeeddating.

Paul: “Niet een soort van, het was een speeddate. Per leverancier had je een uur tot anderhalf uur de tijd, afhankelijk van hoe snel het ging. Mijn eerste ontmoeting was met Alfred en de accountmanager van Alfred bij Microsoft. Alfred stelde zich voor: “Wij zijn HB Software en hebben software ontwikkeld die vooral op groothandelsbedrijven gericht is.”

Nu zijn wij wel een bandenhandelaar, maar in essentie ben je niets anders aan het doen dan groothandelen en logistieke prestaties verrichten. Alfred begon, en op een gegeven moment was ik ook aan de beurt om vragen te stellen. En voor zover Alfred daar op dat moment niet een klinkklaar antwoord op had, vulde de meneer van Microsoft hem aan.”

Om een lang verhaal kort te maken, we hebben een heel leuk gesprek gehad, waarbij erg veel raakpunten aanwezig waren. De afspraken daarna hadden voor mij eigenlijk op dat moment…”

Minder toegevoegde waarde?

Paul: “Precies, dan wel de menselijke klik was er niet, of de klik met het aangeboden product ontbrak. Een aantal weken later zat ik nogmaals aan tafel met de mensen van HB Software om dan te praten over de punten waar je extra aandacht of meer informatie over wilt hebben en waar uiteindelijk Alfred en zijn mensen verder invulling aan hebben gegeven.

Op dat moment hadden wij nog een tweetal andere mogelijke leveranciers. Dan ga je toch afwegen wat de mogelijkheden zijn bij de ene en wat bij de ander. Er was ook een partij die van mening was dat zij ons konden helpen, omdat zij net daarvoor een klant die in dezelfde situatie zat als wij en ook met AccountView werkte, naar hun product gemigreerd hadden.”

AccountView was wat jullie voorheen gebruikten?

Paul: “Dat is de software waar wij nu nog mee werken, en waar wij per 1 januari mee ophouden.”

En dat begon met een date met Alfred die je maar niet kon vergeten, om het even zo te zeggen. Jullie hadden een leuk gesprek, dat is blijven hangen.

Paul: “Zo gaat dat. Dan komt weer ons bedrijfsmotto terug: ‘business is people’. We hadden een klik en die werd uiteindelijk bevestigd doordat we productmatig en functietechnisch wat de software aangaat steeds dichter bij elkaar kwamen, dan wel elkaar begrepen.

Omdat wij intern ook een werkgroep hadden samengesteld, opgebouwd uit de diverse disciplines die binnen S&H gelden, ga je met elkaar die gesprekken verder invullen en ontwikkel je een gezamenlijk gevoel wat betreft de mogelijke partners. Dan is het erg leuk om aan het eind van de rit te kunnen vaststellen dat je unaniem tot de keuze komt om met HB Software verder te gaan praten.”

Dat was begin 2017. Hoe ver zijn jullie inmiddels?

Paul: “Aanvankelijk was het streven om per 1 juni van dit jaar over te gaan op het nieuwe systeem. Dan gaat de maand juni naderen en dan weet je eigenlijk al dat het niet gaat lukken. Toen hebben we nog even met het idee gespeeld om er op 1 september mee te beginnen. Uiteindelijk hebben we gekozen voor 1 januari 2018.”

Het migreren van een oud systeem naar nieuwe software is natuurlijk een tijdrovend proces.

Paul: “Dat is het zeker. Daarnaast is het zo, dat de huidige software letterlijk en figuurlijk data van 13, 14, 15 jaar bandenhandel bevat. Door de jaren heen is daar gewoon vervuiling opgetreden, als gevolg van onhandigheden in de oude software. Oplossingen die we vroeger gebruikten voor bepaalde verkoopprocessen gaan nu per 1 januari volledig op de schop.”

Hoe gaan jullie die gegevens van zoveel jaar aan bandenhandel overzetten? Gaat er eerst opgeschoond worden?

Paul: “Letterlijk en figuurlijk gaan we schonen. Te beginnen met artikelen die dubbel in het systeem staan vanwege issues die in de bandenhandel spelen. Net als bij levensmiddelen hebben wij ook te maken met ouderdom van producten. Naarmate de ouderdom van banden toeneemt, heeft dat sterke gevolgen voor de prijs.”

In verband met de prijsstelling naar jullie klanten toe?

Paul: “Ja, technisch gezien is er niks aan de hand als een band twee jaar oud is, maar prijsmatig wil de markt daar gewoon een lagere prijs voor betalen. Ons oude systeem heeft daar eigenlijk geen goede oplossing voor, dus werd dezelfde band meerdere keren vastgelegd in onze productdatabase. Eén keer tegen de volle prijs, één keer tegen tachtig procent, enzovoorts. Vandaar dat we uiteindelijk op zoek zijn gegaan naar modernere software.”

Waren jullie eisen en wensen ten aanzien van de functionaliteit van nieuwe software al helemaal uitgestippeld toen je met Alfred ging praten?

Paul: “Nee, maar die zaten wel in ons hoofd. De markt vraagt natuurlijk om een eisen- en wensenpakket en een functionaliteitomschrijving. Die hadden we toen niet, maar we wisten wel wat we wilden.

Dat is een voordeel, maar kan soms ook een handicap zijn. In de praktijk komt het neer op heel veel ad hoc bijstellingen van je eisen- en wensenpakket. In de omgang met Marcel van HB Software en zijn collega’s merkten we dat de zogenaamde oh-ja-en-dit-ook-momenten helemaal geen grote punten bleken te zijn, dankzij de flexibiliteit van MS Dynamics NAV en de door HB Software gemaakte modules.”

Wie gaan er allemaal met HB SmartTrade werken?

Paul: “In principe heel de zaak, alle afdelingen. Dus dat is zowel inkoop, verkoop, financieel en logistiek. Het moet breed gedragen worden.”

Dus kun je straks bijvoorbeeld van elke band in het magazijn in het systeem zien hoe lang deze al opgeslagen is?

Paul: “Precies, en waar hij ligt en bij wie hij uiteindelijk ingekocht is, natuurlijk ook aan de verkoopzijde door wie ze gekocht worden en wat onze prijsstelling ten opzichte de concullega’s is.”

Gebeurt dat momenteel voor een deel handmatig?

Paul: “Ja, laten we dat zo maar even noemen, handmatig danwel heel moeilijk terug te vinden in onze huidige software. We gaan ook steeds vaker te maken krijgen met het begrip big data. Daar moeten wij ook gewoon in mee.”

Efficiënte toegang tot deze gegevens en de mogelijk om ze met elkaar te combineren zorgen ervoor dat jullie straks nog slagvaardiger kunnen opereren, nietwaar?

Paul: “Absoluut. Daar gaat het uiteindelijk om. De wereld wordt letterlijk en figuurlijk steeds mobieler, dus op het moment dat ik ergens in Zuid-Spanje iets zou willen weten over de zaak, software, artikelen of onze debiteuren, moet ik mijn mobiel of tablet kunnen pakken en de gewenste gegevens beschikbaar hebben. Daar hebben wij van onze kant geen meter voor te hoeven programmeren, dat is gewoon de functionaliteit die in de software zit. Daarin hebben we niet extra te hoeven investeren, die functionaliteit is gewoon standaard in Dynamics NAV en HB SmartTrade aanwezig. En daar zijn we gewoon in alle oprechtheid voor gevallen.”

Je zei eerder al dat de definitieve overschakeling naar Dynamics NAV en HB SmartTrade is uitgesteld tot 1 januari 2018. Hoe ver zijn jullie nu op weg met het implementatietraject?

Paul: “Ik schat dat we net rond de zestig procent zijn. We hebben toevallig vanochtend intern afspraken gemaakt om richting het eind van het jaar “verplichte sessies” te maken voor de collega’s, om, zoals dat zo mooi genoemd wordt, meters te maken. Want we hebben het allemaal op onze eigen manier druk, maar 1 januari is 1 januari en we willen toch dat iedereen straks met de nieuwe software aan de slag kan. Want het roer gaat in één keer om.”

Spannend!

Paul: “Ja, dat is zeker spannend, iedereen werkt op zijn/haar eigen niveau met de aanwezige software. In de oude omgeving weten allemaal hoe het moet, dus de overstap zal even wennen zijn.”

Jij hebt nu veel met die nieuwe omgeving te maken. Hoe is het voor jou, hoe ervaar je de leercurve bijvoorbeeld?

Paul: “Ik ga niet zeggen dat ik alles kan, in tegendeel, ik ben ook maar een mens, maar ik heb wel het geluk dat ik dingen redelijk snel kan doorzien.”

Terughoudendheid voor verandering speelt natuurlijk een rol, maar goed, straks merken je collega’s dat dankzij de nieuwe software het een stuk makkelijker werken wordt.

Paul: “Ja. Maar eerst moeten ze wel een onzichtbare grote stap maken, of een steile heuvel over, om die ervaring te erkennen en te herkennen.”

Zorgen jullie voor additionele training?

Paul: “Ja. We hebben al een aantal sessies gehad bij HB Software, de zogenaamde ‘knoppencursus’: wat voor functies zijn er in de schermen te gebruiken, wat gebeurt er als je op de rechtermuisknop of dat icoontje drukt, wat krijg je dan te zien? We hebben ook een inleiding in Dynamics NAV gevolgd en in de komende weken gaan we ’s ochtends hier op kantoor meters maken in onze eigen nieuwe softwareomgeving en een grote hoeveelheid van extra mogelijkheden ervaren, om straks de overstap zo dragelijk en klein als mogelijk te maken.

Omdat we nog heel veel dingen te doen hebben, is een consultant regelmatig bij ons op kantoor om aanvullingen en aanpassingen die HB Software op dat moment weer heeft afgerond bij ons te demonstreren, c.q. ervoor te zorgen dat wij het kunnen gaan gebruiken.”

Hoever zijn jullie met het opschonen van de vervuilingen in jullie gegevens?

Paul: “Dat is geen sinecure, dat is echt een enorme hoeveelheid werk.”

Vandaar de vraag.

Paul: “De mogelijkheid bestaat dat debiteuren, door de diverse ordersoorten die wij hebben, met per ordersoort weer specifieke prijsstellingen en voorraadverloop, vier tot zes keer kunnen voorkomen in ons bestand. Doordat Dynamics NAV onderscheid kan maken in ordersoorten, kunnen wij straks volstaan met één debiteur, en bij een openstaande post zien aan welk ordersoort deze gekoppeld was.

Met andere woorden, die vijf, zes, zeven meneer Jansens die nu in ons systeem zitten, worden straks in het nieuwe systeem één meneer Jansen. Dan kan je een heleboel moeite doen, door te zeggen: we gaan die zeven bedragen van meneer Jansen nu overboeken naar één meneer Jansen. Die discussie gaan we in de komende dagen wel voeren. Dat heeft ook met de banden te maken. Van onze accountant moeten we minimaal één keer per jaar inventariseren, wat doorgaans rondom de jaarwisseling gebeurt. Vanwege de manier waarop AccountView werkt is dat a hell of a job: we zijn dan één a twee dagen fysiek aan het tellen en minimaal ook nog eens twee a drie dagen bezig om alles administratief te verwerken.”

Dat is niet mis.

Paul: “Daarom zeg ik ook a hell of a job. We willen eigenlijk de overgang naar het nieuwe systeem gebruiken om het inventariseren straks met scanners te doen. Dan moet ik wel mijn accountant meekrijgen. Aanvankelijk wilde ik daarmee wachten, maar toen HB Software liet zien wat er allemaal mogelijk is met scansoftware hebben we ervoor gekozen om die scanners gelijk maar vanaf het begin te gaan gebruiken. Alleen zijn banden niet echt simpel te herkennen.”

Waardoor komt dat?

Paul: “Ze zijn zwart, letterlijk en figuurlijk. Er staan hele verhalen op.”

Dat is qua scannen natuurlijk een crime.

Paul: “Dat gaat niet.”

Helemaal niet?

Paul: “Eigenlijk niet. Er staan weliswaar productstickers op de banden, die zijn te scannen, maar die zijn dusdanig fragiel, dat tijdens het lossen uit de vrachtwagen en het neerleggen van banden op de desbetreffende locatie het regelmatig voorkomt dat die sticker beschadigd wordt. Als je dan heel je systeem op digitale herkenning hebt gebouwd, heb je een groot probleem.”

Bestaan er speciale scanners met een hogere lichtgevoeligheid die deze taak wel aankunnen?

Paul: “Ja, er zijn systemen die dat kunnen, alleen daar hangen wel hele speciale prijsplaatjes aan.”

Als in exponentieel naar boven?

Paul: “Ja. Wij hebben te maken met een mix van enerzijds praktische zaken, anderzijds automatiseringstechnische zaken, daar proberen we een gulden middenweg in te creëren. Of het allemaal naar behoren gaat werken zal de tijd leren, in ieder geval is de basis van het hele systeem dat het gewoon low-budget gedaan kan worden.”

En jullie veel kostbare tijd bespaart.

Paul: “Ja, daar komt het simpel gezegd op neer.”

Hoe zit het bijvoorbeeld met marketing, hoe zie je de rol van de HB SmartTrade daarin?

Paul: “Voor dit moment puur ondersteunend. De CRM-module gaat natuurlijk gevuld worden, op basis daarvan zullen we gewoon ervaringstechnisch die dingen moeten opbouwen. We willen eerst per 1 januari over. De tijd die we daardoor overhouden gaan we straks gebruiken om de leukere en verder ondersteunende dingen van Microsoft Dynamics NAV en HB SmartTrade op te pakken.”

Gaat jullie webwinkel straks ook aan HB SmartTrade gekoppeld worden?

Paul: “Absoluut. Op advies van HB Software hebben we een Sana-webshop aangeschaft. Een van de eisen van het overstappen op 1 januari is, dat onze webshop ook binnen HB SmartTrade moet kunnen functioneren. Zoals de zaken er nu voor liggen gaat dat gewoon lukken, ook al hebben we nog veel meer wensen wat de functionaliteit betreft. Maar dat is relatief simpel en eenvoudig aan te passen.”

Is het begin van een nieuw jaar een goede tijd om over te stappen op een nieuw systeem?

Paul: “Als we in de negatieve zin gered worden door het weer, dan is het een gunstige tijd. Aan de andere kant, als het slecht weer is, dan zijn wij als bandenhandelaar heel blij en is het geen goede tijd om over te gaan, want dan begin je opeens te glijden over de weg. Dan wil je graag nieuwe banden eronder hebben. Dat zijn voor ons de hoogtijdagen. Dus als het slecht weer wordt, dan is het geen goede tijd om over te gaan. Dan hebben we het gewoon druk. Wordt het mooi weer, dan is het een goede tijd.”

Je kijkt in ieder geval blij, ondanks het feit dat jullie nog niet weten wat er precies allemaal op jullie af gaat komen.

Paul: “Absoluut. Kijk, de werkgroep die wij hebben draagt het hele project in ieder geval met heel veel enthousiasme. Natuurlijk zien we beren op de weg, maar we hebben wel met elkaar het voornemen om er een geslaagd project van te maken.”

Ook omdat je het potentieel van Dynamics NAV en HB SmartTrade onderkend hebt.

Paul: “Ja. Tijdens de dagen die we met de consultants meemaken zie je weer dingen die gelijk te vertalen zijn naar dagelijkse processen. Oh, zit dat er ook in. Een heel groot deel van die, “futiliteiten” zullen bij ons echt toegepast gaan worden.”

Verwacht je nog verrassingen wat betreft het systematisch verwerken van het financiële gedeelte?

Paul: “Nee, daar voorzie ik geen spannende zaken in. Wat ik al genoemd heb, het kunnen concentreren van openstaande posten van debiteuren, zodat dat in onze situatie straks op één debiteurenkaart kan. Idem dito betreft leveranciers, omdat we met diverse ordersoorten werken.”

En het uitdraaien van rapportages?

Paul: “Ik laat mij verrassen. Debiteuren, crediteuren, zo spannend is dat niet. Financiële rapportages, oké, een heleboel gaat nu buiten AccountView om, dat doen we in Excel, dus dat kunnen we straks mooi opmaken in Exsion Reporting. Misschien loop ik de eerste twee tot drie weken te grommen als ik niet direct het antwoord krijg dat ik wil hebben, maar het nieuwe systeem is dusdanig flexibel qua opzet en configuratie dat het mij uiteindelijk precies de actuele en gewenste informatie kan leveren waar ik behoefte aan heb.”